¿Cómo hacer los espacios de mi oficina más eficientes?
Las formas de trabajo con el tiempo cambian, así como las oficinas han evolucionado. Aunque en esencia siguen cumpliendo la misma función, con las nuevas tecnologías se han modificado los espacios e implementado nuevas técnicas para lograr un trabajo más eficiente. ¿Crees que tu oficina necesita un cambio? ¿O necesitas comprar o rentar una oficina y quieres buenas ideas para organizarte? bueno, para comenzar y planificar bien necesitas tener claro estas preguntas:
- ¿Qué tipo de trabajo se desarrollará en ese espacio?
- ¿Recibirás clientes en la oficina?
- ¿Eres solo tú o cuántas personas trabajarán?
- ¿Qué tipo de equipos y herramientas necesitas?
- ¿Harás videoconferencias con frecuencia?
Un espacio bien diseñado, distribuido e incluso decorado puede tener impactos muy positivos en la calidad de tu trabajo. En promedio, las personas que trabajan en oficinas suelen estar hasta unas 10 horas del día en ellas, ¿Cómo no querer un espacio más eficiente y agradable?
En CityMax Comerxial somos expertos en oficinas, ofibodegas y, en general, te podemos ayudar con todo en cuanto a terrenos comerciales y otros tipos de propiedades destinadas al comercio. Las oficinas son de las propiedades comerciales más buscadas en Estados Unidos por muchas empresas y emprendedores que necesitan lugares de trabajo para seguir impulsando sus proyectos. Como sabemos de la importancia de estos espacios para el profesional, hoy te daremos algunos consejos sobre cómo hacerlas más eficientes.
- Equipamiento: una excelente opción es que inviertas en equipos que no necesitan cables ya que muchas veces organizar una oficina en la que se entrecruzan tantos cables tienden a entorpecer el movimiento y la reorganización del espacio.
También es bueno que hagas una lista de los equipos que realmente necesites, esto no solo para ahorrar espacio sino también dinero. Los equipos básicos serían un teléfono con contestadora y altavoz, una(s) computadora(s) (ya sean laptops o de mesa), escritorio y sillas cómodas, preferiblemente ergonómicas.
El tema de las sillas ergonómicas es crucial para hacer de las oficinas lugares más eficientes. Un buen soporte contribuye a la comodidad y salud de los trabajadores ya que evitan dolores de espalda lo cual se traduce en el buen desempeño de estos en su trabajo. Y también son de mayor calidad y duración. Adicional a ello si tienes reuniones virtuales puedes pensar en un televisor que se acomode a tus necesidades que tenga entrada HDMI habilitada, para poder tener una vista más cómoda al momento de tener reuniones tanto fiscas como virtuales.
- La iluminación: elige oficinas que tengan suficientes ventanas para dejar entrar bastante luz natural, pero que no te impida trabajar bien si estas están en lugares en los que la luz va a reflejarse en la pantalla de tu computador. Si no encuentras o no entran en tu presupuesto este tipo de oficinas, instala suficiente luz artificial y elige focos más potentes para la noche o en días nublados.
Recuerda que una mala iluminación en tu oficina puede causar más cansancio en tus ojos por la luz del computador y además la poca iluminación no permite un ambiente fresco y agradable, lo que puede terminar afectando tu productividad y la de tus trabajadores.
- Organiza los espacios según las actividades y no las jerarquías: lo común es que a mayor jerarquía, más espacio privado. ¿Es realmente buena esta organización? Si bien es cierto que la privacidad para ciertos trabajos es importante, no todos los negocios que se desempeñan en oficinas funcionan mejor con esta distribución. Si lo piensas bien, las personas con mayor jerarquía muchas veces suelen estar menos tiempo en su oficina, lo que significa pérdida de un espacio vital.
- Los modelos de oficinas tipo refugio pueden resultar para ciertos tipos de trabajo, pero lo más usado hoy en muchas oficinas de Estados Unidos son la organización “colmena” que consiste en un grupo de estaciones de trabajo, adaptando un entorno para que varias personas trabajen de forma individual pero colaborativa.
- También se conoce como “clubhouse” o “comunidad de trabajo” a las oficinas destinadas a un equipo de trabajo que desarrollarán un proyecto específico a largo plazo; estos tipos de oficinas requieren de amplios escritorios y superficies para mostrar trabajos, compartir ideas, etc., así como espacio para almacenamiento.
- Si por el contrario necesitas una pequeña oficina para tres o cuatro personas, una oficina tipo taller, con acceso a superficies y herramientas digitales y analógicas para crear trabajos es un tipo de organización muy funcional. Puedes trabajar con distintas distribuciones de muebles para permitir también a cada trabajador que organice su espacio como mejor se adapte a su trabajo.
¿Cuál se adapta mejor a tu trabajo? las posibilidades no son infinitas, pero seguro alguna puedes adaptarla a tus necesidades.
- Hoy día los espacios flexibles y multifuncionales son los favoritos de todos. Si tu oficina es grande, permite que un ambiente pueda brindar distintos usos dependiendo del momento del día o del día de la semana. Por ejemplo, las salas de directorio pueden subdividirse en dos o tres salas de reuniones pequeñas, dependiendo de qué tan grande sea. El espacio de living puede funcionar a su vez como recepción de visitas externas, todo es cuestión de creatividad.
Si por el contrario, el espacio es limitado, recuerda no usar cubículos, opta por escritorios compartidos y con una sección asignada a cada persona como comentábamos anteriormente. Por ejemplo: en tres espacios de trabajo rectangulares y largos, divididos a su vez en tres secciones, cabrán 9 empleados.
- También es recomendable ahorrar espacio en tu oficina adoptando políticas de digitalización. El uso de la nube es cada vez más común, para ahorrar el uso de papel ya que el almacenamiento que se destina para almacenarlo toma hasta un 20% del espacio en algunas oficinas, dependiendo del trabajo que se realice allí; además es una excelente forma de reducir y concientizar sobre el uso indiscriminado de papel.
En general, en la medida en que te sea posible, puedes adaptar prácticas más sustentables en tu oficina, como reducir también el gasto de energía eléctrica y agua. Son cambios positivos para el ambiente y que a largo plazo ayudan a disminuir costos.
Recuerda que es indispensable acompañarlo todo con una buena decoración, con tonos favorecedores a las medidas de la oficina y muchas plantas de interiores, para purificar el aire y hacer los espacios más armónicos.
Cuéntanos, ¿Cómo es tu espacio de trabajo? Si aún estás en búsqueda de uno, en CityMax Comerxial podemos ayudarte a conseguir el ideal. Visita nuestros anuncios y encuentra la propiedad comercial indicada para ti, no solo te ofrecemos hermosas oficinas, sino también bodegas/naves industriales, locales comerciales y edificios en las mejores zonas del país para impulsar tu negocio.
